A projektmenedzser hat éve dolgozott a cégnél. Az ügyfelek szerették, pontos volt, felelősségteljes és mindig lehetett rá számítani. Ha valaki beteg lett, ő ugrott be. Ha csúszott egy határidő, ő igazította át a folyamatot. A vezető is megbízott benne: „Ő a biztos pont. Nélküle nem menne.”

És valóban nem ment nélküle – mert mindent ő csinált.

A csapat észre sem vette, hogy egyre többször maradt bent este, hogy már nem volt szabadságra idő, hogy a nehezebb ügyfeleket automatikusan hozzá osztották. Ő pedig nem szólt. Mert fontosnak érezte magát, mert vinni akarta valamire, mert hitt benne.

Aztán egy hétfőn nem jött be. Küldött egy e-mailt: „Kiégtem. Nem tudom folytatni. Időre van szükségem.”

A cég döbbenten állt. Nem volt dokumentáció, nem volt átadás, nem volt helyettesítés. Hirtelen mindenki csak kapkodta a fejét: „Ő szokta intézni… ő szokta tudni… ő szokott egyeztetni.”

A HR később egy tanácsadó segítségét kérte, hogy feltárják a helyzetet. Kiderült: az egész szervezet fokozatosan egyetlen emberre építette a kulcsfolyamatokat, miközben a vezetés ezt a lojalitás és kompetencia jeleként értelmezte – és soha nem tett lépéseket a munkateher elosztására vagy a folyamatok átláthatóvá tételére.

Mi történt valójában?

• A dolgozó nem volt gyenge, csak magára maradt.
• A lojalitása miatt nem szólt, csak vitte a terheket.
• A szervezet látszólag jól működött, de valójában egy ember vállán állt.

Ez a történet nem egyedi. Sok KKV-ban van egy-egy „meg nem becsült kulcsember”, aki csendben összetartja a rendszert – egészen addig, amíg már nem bírja tovább.

Hogyan lehet ezt megelőzni?

• Rendszeres kapacitás- és teherfelmérés: mit csinál valójában az illető, mennyi feladatot visz?
• Folyamatdokumentálás: minden kulcsfeladat legyen legalább egy másik kolléga által is ismert.
• Mentális állapot figyelése: a teljesítmény mögött néha kimerültség van.
• Tehermegosztás, szerepkör-tisztázás, helyettesítési rendszer kialakítása

A tanácsadás és a HR-fejlesztés ebben is segíthet: ne akkor keressük a megoldást, amikor már baj van – hanem előtte.